La digitalización de documentos es un proceso que consiste en convertir documentos físicos en formato digital. En la administración pública, se ha convertido en una herramienta imprescindible para mejorar la eficiencia y la productividad.
Este proceso tiene una serie de beneficios que la convierten en una solución atractiva para la administración pública.
En primer lugar, permite ahorrar espacio y costos. Los documentos digitalizados se pueden almacenar en servidores y bases de datos en línea, lo que reduce la necesidad de espacio de almacenamiento físico y el costo de mantener y administrar estos espacios.
Además, los documentos digitalizados se pueden buscar y recuperar en cuestión de segundos, lo que ahorra tiempo y mejora la eficiencia en la administración pública.
Otro beneficio es el acceso más rápido y fácil a la información. Al digitalizar documentos, se pueden compartir y colaborar fácilmente con otros miembros del equipo y partes interesadas, lo que agiliza los procesos de toma de decisiones y mejora la transparencia.
Además, mejora la seguridad y la privacidad en la administración pública. Los documentos físicos pueden perderse, dañarse o robarse, lo que puede comprometer la seguridad y la privacidad de la información contenida en ellos.
Al digitalizar documentos, se pueden agregar niveles de seguridad adicionales, como la encriptación de datos y la autenticación de usuario, para proteger la información confidencial y privada.
Por último, la digitalización de documentos también tiene un impacto positivo en el medio ambiente. La reducción del uso de papel y tinta en la administración pública significa menos árboles cortados, menos energía utilizada en la producción y transporte de papel y menos residuos que terminan en vertederos.
En resumen, la digitalización de documentos es una solución atractiva para la administración pública debido a sus múltiples beneficios y por eso de a poco se está dejando de emplear el formato físico para pasar a esta tecnología.